江西省卫生厅关于印发《江西省卫生厅档案管理办法》的通知

江西省卫生厅

江西省卫生厅关于印发《江西省卫生厅档案管理办法》的通知

赣卫办发〔2007〕22号

厅机关各处室：

为认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，进一步加强和规范厅机关档案工作，确保厅机关档案齐全完整和有效利用，根据国家档案局2006年12月18日公布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号令）有关规定，结合本厅实际，对2004年印发的《江西省卫生厅档案管理办法》进行了修订。现将修订后的《江西省卫生厅档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。

二OO七年九月十二日

江西省卫生厅档案管理办法

第一章总则

第一条为加强厅机关档案管理，维护档案的完整与安全，更好地为厅机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《机关档案工作条例》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律、法规、规章，结合本厅实际情况，特制定本办法。

第二条厅机关档案是指厅机关各处室在各项工作和活动中，直接形成的具有保存价值的各种文字材料、图表、统计数据、声像电子资料及其他各类不同形式的历史纪录。

第二章工作机构及其职责

第三条本厅各类档案实行集中统一管理。厅机关档案室隶属厅办公室，档案工作由一名厅领导分管和办公室主任主管。厅档案室和各处室应配备适应工作需要的专（兼）职档案管理人员。

第四条厅机关档案室主要工作职责：

（一）执行档案工作的法律、法规、规章及各项相关的方针政策，建立、健全本厅档案工作的各项制度。

（二）负责厅机关各种门类和载体档案的集中统一管理，编制各类档案检索工具、积极开发利用档案信息资源。

（三）负责厅机关档案的接收、统计、鉴定和销毁工作，按规定定期向省档案馆移交本厅具有长远保存价值的档案和向省档案局报送年度档案基本情况的统计工作。

（四）遵照统一领导、分级管理的原则，对厅直单位的档案工作进行监督和指导。
第五条厅机关各处室主要职责：制定处室文件材料内部管理制度，负责本处室业务活动中形成的具有保存价值的各种载体档案的收集、整理和归档，按规定向厅档案室移交。

第三章档案归档办法与要求

第六条按《中华人民共和国档案法》有关规定，凡本厅在日常公务活动中产生形成的各种有保存价值的文件材料均应归档，任何人都不得据为己有和拒绝归档或者毁损、遗失。不需要归档的公文以及刊物、图书资料等，可由各处室单独整理，暂时保存。

第七条厅机关文书档案由厅档案室统一整理归档，科研、基建、会计、声像等档案由主管处室负责整理立卷后向厅档案室移交归档。具体按省卫生厅机关档案归档范围与要求（详见附件一）执行。

第八条各类档案案卷质量和装具等均按国家档案标准执行。凡属立卷归档的文件、图纸、资料所用书写材料和制成材料必须符合档案质量要求，具有永久、长期保存价值的文件材料禁止使用铅笔、水彩笔、圆珠笔书写。

第九条各类档案归档时间严格按照国家科技、文书、会计档案管理标准的规定执行。上年的文书档案应在次年六月底以前向厅档案室移交归档;科研和基建档案应在项目及技术工作完成后两个月内归档；会计档案可在年度终了后，暂由会计部门保管一年，期满之后归档；声像档案、实物档案及已故干部、职工档案应及时归档。

第十条档案的移交与接收：各类档案由各处室兼职档案员填写移交目录一式二份，与厅档案室进行交接后签名盖章，双方各保存一份。

第四章档案的保管期限

第十一条厅机关档案保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年（详见附件二）。
第十二条永久保管的档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与机关的复函、批复等文件材料。

（九）厅机关基建项目工程档案。

第十三条定期保管的档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件和业务技术管理材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

（十）厅机关会计档案。

第五章档案的管理和利用

第十四条应运用计算机等现代化手段对厅机关档案信息数据进行科学管理，并建立相应的电子档案。厅机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。电子档案的保管应配备专用的数据存储设备，及时备份。通过网络管理的，还须做好网络安全防护，确保数据的完整、安全。

第十五条健全厅机关档案检索体系，建立档案的收进、保管、利用、移出等情况的详细记录和台账。

第十六条建立档案鉴定销毁小组，对已超过保管期限和解密期限档案进行鉴定。销毁文件时，要填写销毁清册，经领导审批，方可销毁，销毁手续齐全，确保无泄密事件发生。执行销毁档案任务时，必须有两人以上监督，必须到指定销毁部门进行销毁。销毁档案清册应归档，作为永久保存。

第十七条配套完善保管档案的必要设施，库房门窗要坚固，保持适当的温度、湿度、有防盗、防火、防尘、防有害生物和防污染等设备和安全措施。定期检查档案保管情况。

第十八条档案的借阅：

（一）厅机关工作人员因工作需要可以借阅库存档案。外单位来人查阅档案，必须持有单位介绍信，并经办公室主任批准。

（二）有密级的文件档案不能借出和复印，查阅须经厅办公室主任批准。

（三）借阅档案必须遵循有关规定，履行必要的借阅手续，不得涂损档案，不得转借他人，阅完及时归还。档案管理人员对归还的档案要检查是否有遗失、涂损等现象。

第六章罚则

第十九条根据《江西省档案管理条例》规定，有下列行为之一的，本厅将根据情节轻重，责令限期改正或依法给予行政处分。

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交厅档案室或档案工作人员归档的；

（二）损毁、丢失或擅自销毁档案室保存的档案以及集体、个人暂时保留尚未移交的具有保存价值或应当保密的档案。

（三）擅自提供、抄录、公布应当保密的档案。

（四）涂改、伪造档案。

（五）档案工作人员失职、渎职、玩忽职守，造成档案损失的。

本办法自印发之日起施行。2004年印发的《江西省卫生厅档案管理办法》(赣卫办发〔2004〕13号)同时废止。

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