试论档案工作中的保密

张智涛


一、做好档案保管过程中的保密工作

　　一　档案库房管理中的保密工作

　　档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二　绝密档案的管理和保密

　　绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。
　　１、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
　　２、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”?储存在头脑中　秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
　　３、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三　做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

　　确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

四　档案管理人员的职责

　　档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

五　档案涉密情况的变化

　　档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化?原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。　；三是保密时限的变化。原馆?室　所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，５０年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

六　做好档案密级的调整工作

　　１、要贯彻落实《保密法》以及１９９１年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
　　２、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：?１　建立划定密期制度，以便届满自行解密；?２　建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆?室　，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；?３　建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。
　　３、要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以１９９１年贯彻国档发２８号文件实施馆?室　藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作

　　一　做好档案利用中的监督工作

　　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
　　１、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
　　２、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
　　３、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

二　正确处理好档案保密与利用的关系

　　保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

三　进一步做好档案开放中的保密工作
甘肃省人民政府


甘肃省人民政府令第19号


　　《甘肃省引洮工程移民安置办法》已经2004年6月26日省人民政府第45次常务会议讨论通过，现予公布，自2004年9月1日起施行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　省长　陆浩
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二00四年七月七日

甘肃省引洮工程移民安置办法

第一章　总则





　　第一条　为了做好引洮工程移民安置工作，维护移民合法权益，保证引洮工程建设顺利进行，根据国务院《大中型水利水电工程建设征地补偿和移民安置条例》及有关法律、法规和规章的规定，制定本办法。


　　第二条　引洮工程移民安置适用本办法。


　　第三条　引洮工程淹没区和移民安置区各级人民政府应加强对移民工作的领导，做好国家移民政策的宣传和移民的思想工作，保持社会稳定和正常的生产秩序。


　　第四条　引洮工程移民安置实行统一领导、分级负责、资金包干、业主参与、综合监理的管理体制。
　　甘南州政府、定西市政府和移民安置地政府负责本行政区域内引洮工程的移民及安置工作。
　　引洮工程淹没区和移民安置地的县人民政府负责本行政区域内引洮工程的移民及安置的具体实施工作。


　　第五条　引洮工程移民安置贯彻开发性移民的方针，统筹使用移民资金，合理开发资源，保护生态环境，多渠道、多形式妥善安置移民，使移民的生产、生活水平逐步达到或超过原有水平。


　　第六条　引洮工程移民安置实行国家扶持和自力更生相结合的原则，采取前期补偿、补助与后期生产扶持结合的办法，兼顾国家、集体和移民个人的利益。
　　引洮工程淹没区、移民安置地的人民政府和群众应顾全大局，服从省上的统一安排，正确处理移民安置和经济发展的关系。


　　第七条　引洮工程移民安置实行移民任务和移民资金包干的原则。引洮工程移民资金实行包干管理后，除价格指数变动、国家政策调整和发生不可抗力外，不再增加移民资金。
　　引洮工程移民安置由引洮工程项目法人按照国家批准的补偿安置项目及标准，与甘南州政府、定西市政府和移民安置地政府签订移民任务及移民资金包干协议。

第二章　移民规划及安置





　　第八条　甘南州政府、定西市政府和移民安置地政府应当按照国家批准的移民安置规划，会同引洮工程项目法人编制本州、市的移民安置实施规划，报省政府主管部门审批。
　　引洮工程移民安置分年实施，有关州、市人民政府应当会同引洮工程项目法人编制下达移民安置年度计划。
　　经批准的移民安置实施规划及年度计划应当严格执行，不得随意调整或修改；确需调整或修改的，应按原批准程序报批。


　　第九条　列入年度计划的移民工程建设项目应严格执行国家基本建设项目管理的有关规定；补偿项目应将国家确定的补偿内容、标准及支付方式向移民公布，并按移民搬迁安置进度支付补偿资金；移民个人应得的补偿资金必须全额兑付到户。


　　第十条　引洮工程移民安置用地按照移民安置实施规划和土地规划，由移民安置地政府一次审批、分期划拨，并依法办理土地权属变更登记手续。
　　就地后靠或结合小城镇建设安置移民的用地，由所在地的县人民政府统一安排。集中外迁安置移民的用地，由省政府统一安排，安置地政府具体实施。


　　第十一条　因引洮工程的建设，土地被全部征用并在城镇自谋职业的农村移民，经本人申请，有关县人民政府批准，可转为非农业户口。
　　移民自愿投亲靠友的，由迁出地和安置地的县人民政府与移民签定协议，办理有关手续。迁出地人民政府应当将相应的土地补偿费、安置补助费等交给安置地人民政府，统筹安排移民的生活和生产。


　　第十二条　移民安置地政府应合理调整土地，鼓励移民在安置地发展优质、高效、高产农业和生态农业。在有条件的地方，可通过发展第二产业、第三产业安置移民。


　　第十三条　引洮工程移民安置中，农村居民点及住宅的建设应根据移民安置实施规划的要求和国家有关村庄和集镇规划建设的有关规定，按照因地制宜，统一规划、有利生产、方便生活的原则布局和建设。
　　移民建造住宅，可以分户建造，也可以按自愿原则统一建造。有关地方人民政府以及村民委员会不得强行规定建房标准。


　　第十四条　乡镇迁建应按照移民安置规划，编制乡镇迁建区详细规划。
　　乡镇公共建筑和基础设施迁建补偿资金、乡镇迁建的单位和居民搬迁的补偿资金实行包干管理。
　　乡镇基础设施迁建、单位和居民的搬迁，因扩大规模和提高标准超过包干资金的部分，按谁决策谁承担的原则自行解决。


　　第十五条　需要迁建的乡镇应当提前建设基础设施。对自筹资金或使用非移民资金提前搬迁的单位和居民，有关地方人民政府不得减少其应得的移民资金数额。


　　第十六条　因引洮工程蓄水被淹没的道路、桥梁、水利工程、电力设施、电信线路、广播电视等基础设施需要复建的，应按照移民安置实施规划和经济合理的原则，预先在淹没线以上进行复建。复建补偿资金实行包干管理，其数额按照原规模、原标准或者为恢复原功能所需投资核定。


　　第十七条　引洮工程移民安置建设项目应按照国家有关规定进行验收。移民安置工程完成后，州、市水库移民管理部门应及时组织有关部门进行验收，验收结果报省政府主管部门备案。
　　移民安置实施规划完成后，由省政府主管部门组织验收，验收通过后报省政府备案。


　　第十八条　省上有关部门应对引洮工程移民安置地的基础设施、社会事业及环境保护建设给予支持。

第三章　淹没区管理





　　第十九条　有关州、市、县人民政府要加强引洮工程淹没区的基本建设的管理和户籍管理。自停建令发布之日起，擅自新建、扩建和改建项目的，一律不予补偿；自行迁入淹没区的人口，不负责搬迁安置。


　　第二十条　按照引洮工程移民安置规划必须搬迁的单位和个人，在得到相应安置补偿后，不得拒绝搬迁或借故拖延搬迁。已经搬迁的，应及时办理补偿销号手续，不得返迁或要求再次补偿。


　　第二十一条　引洮工程建成后形成的水面和消落区由工程管理单位统一开发利用，在服从水库统一调度和保证工程安全的前提下，优先组织当地移民开发利用。

第四章　资金管理





　　第二十二条　移民资金的管理、拨付和使用严格执行国家法律法规和财经纪律，实行基本建设会计制度和报表制度。移民资金必须专款专用，在国有商业银行专户存储，任何单位和个人不得挤占、挪用、截留。


　　第二十三条　项目法人应按包干协议将移民资金及时拨付有关州、市人民政府，不得拖欠；有关州、市人民政府根据移民安置年度计划及时将移民资金拨付到各类移民项目上，不得滞留。


　　第二十四条　各级水库移民管理部门应建立健全移民资金财务管理制度，定期分析计划执行情况和资金使用效果，向本级人民政府和上级主管部门报告计划执行、移民资金拨付和使用情况并接受监督检查。
　　有移民任务的乡村应对移民资金的使用情况张榜公布，接受群众监督。


　　第二十五条　各级审计、财政、监察部门应加强对移民资金使用情况的审计、监督和监察，依法履行国家法律赋予的职责。

第五章　奖励与处罚





　　第二十六条　对引洮工程移民工作中成绩显著的单位和个人，由各级人民政府给予表彰奖励。


　　第二十七条　未经批准，擅自调整、更改移民安置实施规划和移民年度计划的，由规划、计划的审批单位责令限期改正。


　　第二十八条　对挤占、挪用、截留移民资金的单位和个人，由县级以上人民政府责令退还，并对该单位的负责人和有关责任人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
　　在引洮工程移民工作中，工作人员滥用职权、徇私舞弊的，造成质量、安全事故的，由其所在单位或者上级主管机关视其情节给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第六章　附则




　　第二十九条　本办法自2004年9月1日起施行。